Spesifikasi alur kerja operasional, pemisahan arus kas riil vs pergerakan barang non-kas, dan roadmap transisi dari 9 Google Spreadsheet ke sistem terpadu elevarm-app.
Col22 #REF!). Dokumen ini merangkum evaluasi alur saat ini dan rencana perbaikannya.
Berikut adalah anatomi proses pengajuan dan pencairan anggaran yang saat ini berjalan secara operasional:
Mandor kebun / sales kirim list belanja via WhatsApp pribadi atau sheet lokal tanpa validasi kode akun.
Admin divisi memasukkan angka ke spreadsheet unit masing-masing secara terisolasi tanpa verifikasi stok gudang.
Master Sheet mengimpor tab divisi. Penambahan 1 kolom otomatis merusak rumus query Col22 (#REF!).
Treasury mencairkan uang tunai untuk pembelian bibit/pupuk, padahal stok sebenarnya melimpah di gudang internal.
Kuitansi nota fisik buruh/toko tani dikirim manual di akhir bulan; sering hilang dan rekonsiliasi kas terlambat 3-4 minggu.
| Workbook Asal | Unit Bisnis / Cakupan | Sifat Beban | Akar Masalah di Spreadsheet Saat Ini | Solusi Alur Baru |
|---|---|---|---|---|
| 1. Agri Project 2026 | Kebun Sendiri & Kemitraan Petani | HOK Buruh Kebun, Sewa Lahan, Saprotan & Benih Mitra | Minta pencairan kas benih padahal ada di Cold Storage; talangan saprotan kemitraan bercampur dengan biaya kebun sendiri. | Otomasi Material Requisition ($0 kas) + pemisahan buku HOK kebun vs modal kerja mitra. |
| 2. Greenhouse | Nursery & Kultur Jaringan | Media Agar & Planlet | Panen bibit G0 tidak terjurnal ke aset secara real-time | Sync panen langsung ke modul inventory |
| 3. Warehouse & Logistik | Cold Storage & Truk | OPEX Gudang & Palet | Dormansi benih (HSP 61โ270 hari) tidak tercatat di spreadsheet | Batch tracking dormansi HSP otomatis |
| 4. Next Bio Production | Pabrik Pupuk Hayati | Bahan Baku Formulasi | Bill of Materials (BOM) tidak terkoneksi ke pengajuan dana | Requisition otomatis modul manufacturing |
| 5. Next Bio Sales | Komersial Saprotan | Komisi & Operasional Sales | Klaim bon bensin & dinas manual sering tercecer | Plafon sales per periode penjualan terukur |
| 6. Pasar Agri | Trading & Offtaking | Talangan Beli Panen | Talangan tunai harian tercampur dengan kas operasional rutin | Pisahkan akun modal kerja offtaking berputar |
| 7. R&D Lab | Riset Formulasi | Trial Lahan & Sampel | Pengeluaran kecil tanpa bukti nota tertata | Wajib foto struk SPJ di mobile app |
| 8. People Partner & GA | SDM & Kantor | Gaji Tetap & Sewa Mess/Kantor | Keluaran fix bulanan tercampur ke siklus 2-mingguan kebun | Cadence 4-mingguan tersendiri |
| 9. Master All Divisions | Treasury & Konsolidasi | Antrean Disburse Kas | Circular loop query Col22 (#REF! / #VALUE!) | Central Database Ledger Engine (PostgreSQL) |
Di spreadsheet tidak ada pembatas antara minta uang kas dan minta barang. Akibatnya, tim kebun/mitra mengajukan kas tunai untuk membeli benih di pasar lokal, padahal di Cold Storage Elevarm terdapat puluhan ton benih siap tanam yang belum terpakai.
Ketergantungan rumus IMPORTRANGE(Master, "QUERY(...Col22)") membuat seluruh formula putus saat user Finance menyisipkan satu kolom baru di Master Sheet, menghasilkan error #REF! di 8 file lainnya.
Head of Division (HOD) sering menandatangani persetujuan via WhatsApp tanpa mengetahui apakah sisa kuota anggaran divisi untuk siklus tersebut masih tersedia atau sudah melampaui pagu awal.
Mandor kebun bisa mencairkan kasbon baru meskipun nota pertanggungjawaban (SPJ) dari kasbon 2 minggu lalu belum diserahkan. Kuitansi kertas rentan basah atau hilang di lahan, menyebabkan selisih audit.
Manajemen dan Finance baru dapat melihat posisi kas riil setelah tutup buku bulanan yang memakan waktu 3โ4 minggu akibat rekonsiliasi manual antar-tab. Tidak ada visibilitas *real-time burn rate*.
Tabel perbandingan berikut merangkum transformasi menyeluruh dari cara kerja lama di spreadsheet menuju ekosistem terpadu Elevarm:
| Dimensi Operasional | Kondisi Saat Ini (AS-IS) | Rencana Ke Depan (TO-BE) | Dampak Keberhasilan |
|---|---|---|---|
| 1. Media Pencatatan | 9 file Google Spreadsheet terpisah (126 tab). Rentan tertimpa, lambat, dan formula rawan rusak. |
1 Database Terpadu (PostgreSQL) terintegrasi di elevarm-app (Web Dashboard & Mobile).
|
Single Source of Truth |
| 2. Kebutuhan Benih & Saprotan | Mengajukan uang kas tunai via kasbon. Benih dibeli dari luar meski stok gudang internal melimpah. | Wajib cek stok internal. Jika ada: terbit Material Requisition (MR) senilai kas Rp 0 (mutasi stok). | Hemat Kas & Likuiditas |
| 3. Agri Project (Kebun vs Mitra) | Tercampur dalam 1 sheet kasbon. Biaya upah buruh kebun sendiri bercampur dengan talangan modal mitra petani. | Dipisahkan tegas: HOK Kebun Sendiri (PR) vs Distribusi Saprotan & Benih Kemitraan (MR/Mitra). | Presisi HPP & Margin |
| 4. Alur Otorisasi & SLA | Persetujuan lisan atau chat WhatsApp. Tidak ada batasan waktu (SLA), bola pengajuan sering tertahan tanpa kabar. | Matriks Persetujuan Otomatis berjenjang (< 5jt, 5โ50jt, > 50jt) dengan SLA tegas 4โ48 jam dan audit log. | SLA Jelas & Akuntabel |
| 5. Pertanggungjawaban (SPJ) | Kuitansi kertas dikirim akhir bulan, sering tercecer. Kasbon baru tetap bisa cair meski kasbon lama belum di-SPJ-kan. | Foto kuitansi di kebun via HP mandor. Sistem Hard Block mengunci kasbon baru jika SPJ tertunggak > 7 hari. | Nol Kasbon Gantung |
| 6. Visibilitas Eksekutif | Menunggu rekap manual bulanan Finance (terlambat 3โ4 minggu). Manajemen buta sisa saldo harian. | Real-time Dashboard menampilkan burn rate harian, sisa plafon per divisi, dan antrean kasbon terbuka. | Keputusan Kas Cepat |
Sistem baru membagi seluruh pengajuan operasional menjadi dua jalur dokumen yang terpisah tegas:
1. Payment Request (PR) - Arus Kas Keluar: Digunakan untuk beban yang memotong saldo rekening bank perusahaan (misal: HOK buruh tanam kebun sendiri, sewa lahan, bahan bakar mesin). Memerlukan matriks otorisasi berjenjang dan bukti pertanggungjawaban nota fisik (SPJ).
2. Material Requisition (MR) - Mutasi Non-Kas: Digunakan untuk pemindahan stok benih dormansi siap tanam (HSP 61โ270 hari) dari Cold Storage internal atau pupuk hayati Next Bio dengan dampak kas Rp 0. MR memotong kuota aset persediaan, bukan kas perbankan.
Visualisasi hubungan antara 8 divisi operasional, gudang penyangga (Cold Storage buffer), dan Treasury pusat. Diagram ini memetakan pemisahan tegas antara aliran kas riil (Payment Request) dan aliran barang/benih internal (Material Requisition) serta mengeliminasi ketergantungan rapuh pada query Col22.
Menghilangkan ambiguitas antrean: siapa yang bertanggung jawab melakukan aksi, batas waktu SLA, serta validasi database yang mengunci status dokumen. Klik setiap langkah untuk melihat detail eksekusinya.
Mekanisme kontrol internal untuk memastikan kecepatan operasional kebun tanpa mengorbankan kepatuhan finansial.
| Tingkat Nominal | Contoh Pengeluaran | Otorisasi Wajib (Approval) | Maksimal SLA | Metode Pencairan |
|---|---|---|---|---|
| < Rp 5.000.000 | HOK Buruh Harian, BBM Genset Kebun, Sparepart Pompa | Head of Division (HOD) tunggal | 4 Jam Kerja | Auto-queued ke batch transfer Treasury siang/sore |
| Rp 5.000.000 โ Rp 50.000.000 | Sewa Traktor Lahan, Pupuk Non-Bahan, Listrik Cold Storage | HOD + Finance Manager | 24 Jam Kerja | Verifikasi rekening vendor/pemohon via API Bank |
| > Rp 50.000.000 | Sewa Lahan Hektaran, Mesin Processing, Talangan Panen Raya | HOD + Finance Manager + VP / CFO | 48 Jam Kerja | Two-Factor OTP Approval oleh CFO di Treasury Portal |
Dikhususkan untuk serangan hama malam hari, kerusakan irigasi mendadak, atau kecelakaan kerja lapangan.
Mencegah kebocoran dana dan hilangnya nota belanja di kebun.
Logika rantai pasok kentang memiliki siklus biologis dan perbanyakan khusus: perbanyakan bertahap G0 โ G2 atau G0 โ G1, dilanjutkan G2 โ G3, serta masa dormansi benih (HSP 61โ270 hari). Siklus ini melayani operasional Kebun Sendiri (Internal Farm) maupun Kemitraan Petani (Contract Farming), di mana hasil panen dipisahkan antara aset benih yang disimpan kembali di gudang (Cold Storage maupun gudang reguler non-cold storage) dan sayur konsumsi yang dilepas ke Pasar Agri.
| # | ๐ค Kode & Keterangan Item | ๐ท๏ธ Divisi | ๐ท๏ธ Tipe Dokumen | ๐ต Plafon | ๐ธ Realisasi | ๐ฐ Sisa | ๐ข Status | Aksi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 |
HOK Olah Lahan & Gulud (14 Hari)
510-101 โข Kebun Sukamaju Blok C
|
Agri Project | Payment Request (Kas) | Rp 45.000.000 | Rp 42.000.000 | Rp 3.000.000 | Disbursed | |
| 2 |
Alokasi Benih Granola G2 (8.000 kg)
130-201 โข Cold Storage Sukomakmur
|
Agri Project | Material Requisition (Stok) | Rp 96.000.000 | Rp 96.000.000 | Rp 0 | Issued WH | |
| 3 |
Media MS & Hormon Kultur Jaringan
520-302 โข Lab Biotek Sukomakmur
|
Greenhouse | Payment Request (Kas) | Rp 30.000.000 | Rp 28.500.000 | Rp 1.500.000 | Disbursed | |
| 4 |
Listrik PLN Cold Storage 33.000 VA
610-104 โข Gudang Sentral Lembang
|
Warehouse | Payment Request (Kas) | Rp 22.000.000 | Rp 21.400.000 | Rp 600.000 | Disbursed | |
| 5 |
Konsentrat Hayati & Asam Amino (3.200 L)
130-105 โข Gudang Bahan Baku Subang
|
Next Bio Prod | Material Requisition (Stok) | Rp 32.000.000 | Rp 32.000.000 | Rp 0 | Issued WH | |
| 6 |
Modal Talangan Pembelian Kentang Petani (15 Ton)
140-501 โข Pos Timbangan Pangalengan
|
Pasar Agri | Payment Request (Kas) | Rp 180.000.000 | Rp 175.000.000 | Rp 5.000.000 | Disbursed | |
| 7 |
Gaji Karyawan Tetap & Agronomist HQ
610-201 โข Payroll Maret 2026
|
People Partner | Payment Request (Kas) | Rp 145.000.000 | Rp 145.000.000 | Rp 0 | Disbursed | |
| 8 |
Defisit Benih Beli Luar (2.000 kg)
510-202 โข Penangkaran Mitra Ciwidey
|
Agri Project | Payment Request (Kas) | Rp 25.000.000 | Rp 24.000.000 | Rp 1.000.000 | Pending Treasury |
Peralihan dari 9 Google Sheets ke sistem sentral Elevarm dilakukan secara bertahap tanpa menghentikan kegiatan lapangan yang sedang berjalan (tanam kentang di kebun sendiri, distribusi kemitraan petani, dan produksi bibit).
Read-Only per Jumat 18:00.| Indikator Keberhasilan (KPI) | Kondisi Lama (AS-IS) | Target Sistem Baru (TO-BE) | Metode Pengukuran |
|---|---|---|---|
| Formula Rusak (#REF! / Sirkuler) | Rutin terjadi di Col22 tiap ada baris baru | 0 Error (100% Relational DB) | Automated integrity audit log |
| Durasi Tutup Buku Bulanan | 21โ28 hari kerja (rekonsiliasi 126 tab) | ≤ 2 hari kerja | Timestamp posting buku besar akhir bulan |
| Kasbon Gantung > 7 Hari | Belasan kasbon aktif tanpa SPJ nota | Rp 0 (100% Hard Block aktif) | Sistem auto-lock pengajuan baru |
| Efisiensi Kas Benih Internal | Kasbon kas keluar beli benih luar | 100% Benih Gudang via MR Rp 0 | Rasio MR benih internal vs PR beli benih |
Lampiran teknis untuk tim Engineering dan Data Analytics Elevarm. Gunakan switcher di bawah ini untuk beralih antara Data Viewer (representasi tabel rekaman database langsung) dan TypeScript Entities (kode MikroORM backend).
// Klik baris di tabel untuk memuat record JSON lengkap...