๐ŸŒพ

Alur Budgeting Elevarm: Evaluasi Kondisi Saat Ini (AS-IS) & Rencana Transformasi Ke Depan (TO-BE)

Spesifikasi alur kerja operasional, pemisahan arus kas riil vs pergerakan barang non-kas, dan roadmap transisi dari 9 Google Spreadsheet ke sistem terpadu elevarm-app.

๐Ÿท๏ธ Status
โ— In Technical & Operational Review
๐ŸŽฏ Fokus Inisiatif
Menjelaskan Alur Budgeting Saat Ini (AS-IS) & Improvement Plan Ke Depan (TO-BE)
๐Ÿ‘ค Assignee
FA
Febi Agil
๐Ÿ“ฆ Target Modul
elevarm-app-backend elevarm_dashboard elevarm_app_ui
๐Ÿ“… Cadence Anggaran
2 Minggu (HOK Buruh Kebun & Kemitraan) โ€ข 4 Minggu (OPEX & Gaji) โ€ข 3 Bulan (Musim Tanam)
๐Ÿ’ก
Latar Belakang & Inti Masalah
Elevarm mengelola operasional agronomi dan komersial yang melibatkan rantai pasok kompleks: mulai dari laboratorium kultur jaringan (Greenhouse), cold storage benih kentang, operasional kebun sendiri & kemitraan petani, pabrik pupuk hayati, hingga offtaking panen. Mengelola seluruh alur ini melalui 9 Google Spreadsheet (126 tab) telah memicu distorsi pengeluaran kas riil (membeli benih padahal stok tersedia di gudang internal) serta kerusakan formula berulang (Col22 #REF!). Dokumen ini merangkum evaluasi alur saat ini dan rencana perbaikannya.
โ–ถ

1. Alur Budgeting Saat Ini (Kondisi AS-IS) & Titik Kebocoran

Berikut adalah anatomi proses pengajuan dan pencairan anggaran yang saat ini berjalan secara operasional:

TAHAP 1 ๐Ÿ’ฌ
Pengajuan Lapangan

Mandor kebun / sales kirim list belanja via WhatsApp pribadi atau sheet lokal tanpa validasi kode akun.

TAHAP 2 ๐Ÿ“‘
9 Sheet Divisi (126 Tab)

Admin divisi memasukkan angka ke spreadsheet unit masing-masing secara terisolasi tanpa verifikasi stok gudang.

TAHAP 3 โš ๏ธ PATAH
IMPORTRANGE Master

Master Sheet mengimpor tab divisi. Penambahan 1 kolom otomatis merusak rumus query Col22 (#REF!).

TAHAP 4 ๐Ÿ’ธ
Disburse Kasbon Keluar

Treasury mencairkan uang tunai untuk pembelian bibit/pupuk, padahal stok sebenarnya melimpah di gudang internal.

TAHAP 5 ๐Ÿงพ
SPJ Fisik Tercecer

Kuitansi nota fisik buruh/toko tani dikirim manual di akhir bulan; sering hilang dan rekonsiliasi kas terlambat 3-4 minggu.

Daftar 9 Workbook Spreadsheet yang Dikelola Saat Ini:
Workbook Asal Unit Bisnis / Cakupan Sifat Beban Akar Masalah di Spreadsheet Saat Ini Solusi Alur Baru
1. Agri Project 2026 Kebun Sendiri & Kemitraan Petani HOK Buruh Kebun, Sewa Lahan, Saprotan & Benih Mitra Minta pencairan kas benih padahal ada di Cold Storage; talangan saprotan kemitraan bercampur dengan biaya kebun sendiri. Otomasi Material Requisition ($0 kas) + pemisahan buku HOK kebun vs modal kerja mitra.
2. Greenhouse Nursery & Kultur Jaringan Media Agar & Planlet Panen bibit G0 tidak terjurnal ke aset secara real-time Sync panen langsung ke modul inventory
3. Warehouse & Logistik Cold Storage & Truk OPEX Gudang & Palet Dormansi benih (HSP 61โ€“270 hari) tidak tercatat di spreadsheet Batch tracking dormansi HSP otomatis
4. Next Bio Production Pabrik Pupuk Hayati Bahan Baku Formulasi Bill of Materials (BOM) tidak terkoneksi ke pengajuan dana Requisition otomatis modul manufacturing
5. Next Bio Sales Komersial Saprotan Komisi & Operasional Sales Klaim bon bensin & dinas manual sering tercecer Plafon sales per periode penjualan terukur
6. Pasar Agri Trading & Offtaking Talangan Beli Panen Talangan tunai harian tercampur dengan kas operasional rutin Pisahkan akun modal kerja offtaking berputar
7. R&D Lab Riset Formulasi Trial Lahan & Sampel Pengeluaran kecil tanpa bukti nota tertata Wajib foto struk SPJ di mobile app
8. People Partner & GA SDM & Kantor Gaji Tetap & Sewa Mess/Kantor Keluaran fix bulanan tercampur ke siklus 2-mingguan kebun Cadence 4-mingguan tersendiri
9. Master All Divisions Treasury & Konsolidasi Antrean Disburse Kas Circular loop query Col22 (#REF! / #VALUE!) Central Database Ledger Engine (PostgreSQL)
5 Titik Masalah Kritis (*Pain Points*) dalam Alur Saat Ini:
1. Distorsi Kas vs Non-Kas (Kebocoran Likuiditas)

Di spreadsheet tidak ada pembatas antara minta uang kas dan minta barang. Akibatnya, tim kebun/mitra mengajukan kas tunai untuk membeli benih di pasar lokal, padahal di Cold Storage Elevarm terdapat puluhan ton benih siap tanam yang belum terpakai.

2. Kerapuhan Formula & Error Sirkuler Col22

Ketergantungan rumus IMPORTRANGE(Master, "QUERY(...Col22)") membuat seluruh formula putus saat user Finance menyisipkan satu kolom baru di Master Sheet, menghasilkan error #REF! di 8 file lainnya.

3. Blind Approval Tanpa Visibilitas Kuota Riil

Head of Division (HOD) sering menandatangani persetujuan via WhatsApp tanpa mengetahui apakah sisa kuota anggaran divisi untuk siklus tersebut masih tersedia atau sudah melampaui pagu awal.

4. Penumpukan Kasbon Liar & SPJ Tercecer

Mandor kebun bisa mencairkan kasbon baru meskipun nota pertanggungjawaban (SPJ) dari kasbon 2 minggu lalu belum diserahkan. Kuitansi kertas rentan basah atau hilang di lahan, menyebabkan selisih audit.

5. Ketiadaan Single Source of Truth & Keterlambatan Closing

Manajemen dan Finance baru dapat melihat posisi kas riil setelah tutup buku bulanan yang memakan waktu 3โ€“4 minggu akibat rekonsiliasi manual antar-tab. Tidak ada visibilitas *real-time burn rate*.

โ–ถ

2. Perbandingan Langsung: Saat Ini (AS-IS) vs Rencana Ke Depan (TO-BE)

Tabel perbandingan berikut merangkum transformasi menyeluruh dari cara kerja lama di spreadsheet menuju ekosistem terpadu Elevarm:

Dimensi Operasional Kondisi Saat Ini (AS-IS) Rencana Ke Depan (TO-BE) Dampak Keberhasilan
1. Media Pencatatan 9 file Google Spreadsheet terpisah (126 tab). Rentan tertimpa, lambat, dan formula rawan rusak. 1 Database Terpadu (PostgreSQL) terintegrasi di elevarm-app (Web Dashboard & Mobile). Single Source of Truth
2. Kebutuhan Benih & Saprotan Mengajukan uang kas tunai via kasbon. Benih dibeli dari luar meski stok gudang internal melimpah. Wajib cek stok internal. Jika ada: terbit Material Requisition (MR) senilai kas Rp 0 (mutasi stok). Hemat Kas & Likuiditas
3. Agri Project (Kebun vs Mitra) Tercampur dalam 1 sheet kasbon. Biaya upah buruh kebun sendiri bercampur dengan talangan modal mitra petani. Dipisahkan tegas: HOK Kebun Sendiri (PR) vs Distribusi Saprotan & Benih Kemitraan (MR/Mitra). Presisi HPP & Margin
4. Alur Otorisasi & SLA Persetujuan lisan atau chat WhatsApp. Tidak ada batasan waktu (SLA), bola pengajuan sering tertahan tanpa kabar. Matriks Persetujuan Otomatis berjenjang (< 5jt, 5โ€“50jt, > 50jt) dengan SLA tegas 4โ€“48 jam dan audit log. SLA Jelas & Akuntabel
5. Pertanggungjawaban (SPJ) Kuitansi kertas dikirim akhir bulan, sering tercecer. Kasbon baru tetap bisa cair meski kasbon lama belum di-SPJ-kan. Foto kuitansi di kebun via HP mandor. Sistem Hard Block mengunci kasbon baru jika SPJ tertunggak > 7 hari. Nol Kasbon Gantung
6. Visibilitas Eksekutif Menunggu rekap manual bulanan Finance (terlambat 3โ€“4 minggu). Manajemen buta sisa saldo harian. Real-time Dashboard menampilkan burn rate harian, sisa plafon per divisi, dan antrean kasbon terbuka. Keputusan Kas Cepat
โ–ถ

3. Alur Budgeting Baru yang Diusulkan (Kondisi TO-BE)

โœจ Prinsip Utama Arsitektur Baru: Pemisahan Kas vs Non-Kas & Otomasi SLA

Sistem baru membagi seluruh pengajuan operasional menjadi dua jalur dokumen yang terpisah tegas:
1. Payment Request (PR) - Arus Kas Keluar: Digunakan untuk beban yang memotong saldo rekening bank perusahaan (misal: HOK buruh tanam kebun sendiri, sewa lahan, bahan bakar mesin). Memerlukan matriks otorisasi berjenjang dan bukti pertanggungjawaban nota fisik (SPJ).
2. Material Requisition (MR) - Mutasi Non-Kas: Digunakan untuk pemindahan stok benih dormansi siap tanam (HSP 61โ€“270 hari) dari Cold Storage internal atau pupuk hayati Next Bio dengan dampak kas Rp 0. MR memotong kuota aset persediaan, bukan kas perbankan.

3.1 Peta Dependensi & Aliran Antar-Divisi (Interactive Directed Graph):

Visualisasi hubungan antara 8 divisi operasional, gudang penyangga (Cold Storage buffer), dan Treasury pusat. Diagram ini memetakan pemisahan tegas antara aliran kas riil (Payment Request) dan aliran barang/benih internal (Material Requisition) serta mengeliminasi ketergantungan rapuh pada query Col22.

Kas (PR) Benih/Stok (MR) Hasil Panen Loop Col22
MR Benih G0 MR Benih G2 (Rp 0 Kas) Panen Bibit Penangkaran Panen Konsumsi Formula Hayati MR Bahan Pupuk Distribusi Pupuk PR HOK Buruh (Kas) PR Media Lab PR PLN Cold Storage PR Payroll PR Beli Panen โŒ Loop IMPORTRANGE(Col22) Rusak ๐ŸŒฑ Greenhouse Bibit G0 & Kultur Jaringan ๐Ÿ”ฌ R&D Lab Biotek Formulasi Pupuk & Uji Coba ๐Ÿ‘ฅ People Partner & GA Payroll HQ & Sewa Kantor ๐Ÿข Warehouse & Cold Storage Buffer Benih HSP 61โ€“270 Hari Status: Non-Cash Asset Center โš™๏ธ Next Bio Production Pabrik Pupuk Hayati & Mixing ๐ŸŒพ Agri Project (Kebun & Mitra) Kebun Sendiri & Kemitraan Petani Kebutuhan: HOK (Kas) + Benih (MR) ๐Ÿ“ˆ Next Bio Sales Distribusi Saprotan & Komisi ๐Ÿ›’ Pasar Agri Trading & Talangan Panen ๐Ÿฆ Master Treasury & Finance Approval Plafon & Eksekusi Kas Pusat Validasi SPJ & Ledger Kas
๐ŸŒพ Agri Project (Kebun) Production Center
Klik sembarang node untuk inspeksi detail
๐Ÿ“ฅ Dependensi Masuk (Inbound):
  • Warehouse: Benih Siap HSP (Material Requisition, Kas Rp 0)
  • Treasury: Kas HOK Tenaga Kerja Buruh & Sewa Traktor
๐Ÿ“ค Keluaran ke Divisi Lain (Outbound):
  • Pasar Agri: Panen kentang konsumsi untuk offtaking
  • Warehouse: Panen penangkaran benih G1 โž” G2 disimpan ke Cold Storage
โšก Transformasi Sistem (Lama vs Baru):
Excel Lama: Meminta pencairan dana tunai untuk beli benih, padahal benih tersedia di Cold Storage internal.
Sistem Baru: Dokumen MR otomatis memotong stok gudang tanpa menarik uang kas sepeser pun.
โ–ถ

3.2 Siklus Hidup Dokumen & State Machine (Interactive Stepper)

Menghilangkan ambiguitas antrean: siapa yang bertanggung jawab melakukan aksi, batas waktu SLA, serta validasi database yang mengunci status dokumen. Klik setiap langkah untuk melihat detail eksekusinya.

โ–ถ

3.3 Matriks Otorisasi, Ambang Batas Plafon & Protokol Darurat Lapangan

Mekanisme kontrol internal untuk memastikan kecepatan operasional kebun tanpa mengorbankan kepatuhan finansial.

Tingkat Nominal Contoh Pengeluaran Otorisasi Wajib (Approval) Maksimal SLA Metode Pencairan
< Rp 5.000.000 HOK Buruh Harian, BBM Genset Kebun, Sparepart Pompa Head of Division (HOD) tunggal 4 Jam Kerja Auto-queued ke batch transfer Treasury siang/sore
Rp 5.000.000 โ€“ Rp 50.000.000 Sewa Traktor Lahan, Pupuk Non-Bahan, Listrik Cold Storage HOD + Finance Manager 24 Jam Kerja Verifikasi rekening vendor/pemohon via API Bank
> Rp 50.000.000 Sewa Lahan Hektaran, Mesin Processing, Talangan Panen Raya HOD + Finance Manager + VP / CFO 48 Jam Kerja Two-Factor OTP Approval oleh CFO di Treasury Portal
โšก Protokol Kasbon Darurat Kebun (Emergency Fast-Track)

Dikhususkan untuk serangan hama malam hari, kerusakan irigasi mendadak, atau kecelakaan kerja lapangan.

  • Plafon Darurat: Maksimal Rp 3.000.000 per insiden per blok lahan.
  • Approval Cepat: Cukup 1-klik approval oleh Field Agronomist / HOD dari Mobile App.
  • SLA Disburse: Dana dicairkan langsung oleh pool Treasury dalam maksimal 2 jam.
  • Grace Period SPJ: Bukti foto nota & foto lokasi kejadian wajib diunggah dalam 48 jam.
๐Ÿ”’ Aturan Rekonsiliasi SPJ & Sistem Kunci Otomatis (Hard Block)

Mencegah kebocoran dana dan hilangnya nota belanja di kebun.

  • Sisa Kasbon Wajib Kembali: Jika realisasi < kasbon, sisa dana wajib ditransfer balik ke VA Elevarm sebelum status bisa Settled.
  • Kelebihan Realisasi: Jika belanja > kasbon (tervalidasi bukti sah), sistem otomatis men-generate draf klaim Reimbursement tambahan.
  • Hard Block Penalty: Jika pemohon memiliki SPJ tertunggak > 7 hari, sistem secara otomatis MENOLAK pembuatan PR baru untuk user & divisi tersebut.
โ–ถ

4. Integrasi Rantai Pasok Benih (Greenhouse โ‡„ Gudang โ‡„ Agri Project Kebun & Mitra)

Logika rantai pasok kentang memiliki siklus biologis dan perbanyakan khusus: perbanyakan bertahap G0 โž” G2 atau G0 โž” G1, dilanjutkan G2 โž” G3, serta masa dormansi benih (HSP 61โ€“270 hari). Siklus ini melayani operasional Kebun Sendiri (Internal Farm) maupun Kemitraan Petani (Contract Farming), di mana hasil panen dipisahkan antara aset benih yang disimpan kembali di gudang (Cold Storage maupun gudang reguler non-cold storage) dan sayur konsumsi yang dilepas ke Pasar Agri.

Langkah 1
Greenhouse (G0)
Lab kultur jaringan & fasilitas nursery Greenhouse menghasilkan planlet & umbi mini G0. Hasil panen bibit awal dikirim ke gudang persediaan.
Langkah 2
Warehouse (HSP & Gudang)
Pengelolaan dormansi benih di Cold Storage maupun gudang reguler (non-cold storage). Benih belum matang fisiologis (HSP < 60 hari) dikunci sistem agar tidak keluar ke lahan sebelum siap tanam.
Langkah 3
Pola Tanam (Kebun & Mitra)
Siklus perbanyakan: G0 โž” G2 atau G0 โž” G1, dilanjutkan G2 โž” G3. Kebutuhan benih dipenuhi via MR (Kas Rp 0); beli tunai luar PR (Kas) hanya jika stok gudang habis.
Langkah 4
Alokasi Panen: Benih vs Sayur Pasar
Hasil panen dipilah 2 jalur: (1) Aset Benih ditaruh lagi di gudang (Cold Storage / non-cold storage) untuk dormansi siklus berikutnya, dan (2) Sayur Konsumsi dilepas ke Pasar Agri untuk trading & offtake komersial.
๐Ÿงช Simulator Alokasi Benih Kebun & Kemitraan
Uji coba pemisahan otomatis MR (Non-Kas) vs PR (Kas Beli)
๐Ÿ“Š

5. Buku Besar Anggaran & Antrean Transaksi

8 baris anggaran
# ๐Ÿ”ค Kode & Keterangan Item ๐Ÿท๏ธ Divisi ๐Ÿท๏ธ Tipe Dokumen ๐Ÿ’ต Plafon ๐Ÿ’ธ Realisasi ๐Ÿ’ฐ Sisa ๐ŸŸข Status Aksi
1
HOK Olah Lahan & Gulud (14 Hari)
510-101 โ€ข Kebun Sukamaju Blok C
Agri Project Payment Request (Kas) Rp 45.000.000 Rp 42.000.000 Rp 3.000.000 Disbursed
2
Alokasi Benih Granola G2 (8.000 kg)
130-201 โ€ข Cold Storage Sukomakmur
Agri Project Material Requisition (Stok) Rp 96.000.000 Rp 96.000.000 Rp 0 Issued WH
3
Media MS & Hormon Kultur Jaringan
520-302 โ€ข Lab Biotek Sukomakmur
Greenhouse Payment Request (Kas) Rp 30.000.000 Rp 28.500.000 Rp 1.500.000 Disbursed
4
Listrik PLN Cold Storage 33.000 VA
610-104 โ€ข Gudang Sentral Lembang
Warehouse Payment Request (Kas) Rp 22.000.000 Rp 21.400.000 Rp 600.000 Disbursed
5
Konsentrat Hayati & Asam Amino (3.200 L)
130-105 โ€ข Gudang Bahan Baku Subang
Next Bio Prod Material Requisition (Stok) Rp 32.000.000 Rp 32.000.000 Rp 0 Issued WH
6
Modal Talangan Pembelian Kentang Petani (15 Ton)
140-501 โ€ข Pos Timbangan Pangalengan
Pasar Agri Payment Request (Kas) Rp 180.000.000 Rp 175.000.000 Rp 5.000.000 Disbursed
7
Gaji Karyawan Tetap & Agronomist HQ
610-201 โ€ข Payroll Maret 2026
People Partner Payment Request (Kas) Rp 145.000.000 Rp 145.000.000 Rp 0 Disbursed
8
Defisit Benih Beli Luar (2.000 kg)
510-202 โ€ข Penangkaran Mitra Ciwidey
Agri Project Payment Request (Kas) Rp 25.000.000 Rp 24.000.000 Rp 1.000.000 Pending Treasury
โ–ถ

6. Rencana Perbaikan & Roadmap Transisi Ke Depan (Improvement Plan)

Peralihan dari 9 Google Sheets ke sistem sentral Elevarm dilakukan secara bertahap tanpa menghentikan kegiatan lapangan yang sedang berjalan (tanam kentang di kebun sendiri, distribusi kemitraan petani, dan produksi bibit).

Fase 1: Snapshot & Freeze Minggu 1
Fokus: Penguncian saldo historis 9 sheet.
  • Audit saldo kas riil bank per divisi.
  • Stock opname fisik bibit & pupuk di Cold Storage.
  • Migrasi baseline anggaran Q1/Q2 ke database PostgreSQL.
  • Status 9 spreadsheet: Read-Only per Jumat 18:00.
Fase 2: Parallel Dual-Run Minggu 2
Fokus: Uji integritas data & adaptasi user.
  • Input transaksi harian di Elevarm App sebagai sumber utama.
  • Pencatatan bayangan (shadow log) di spreadsheet oleh admin.
  • Rekonsiliasi harian pukul 17.00 WIB untuk verifikasi Zero-Variance (Selisih Rp 0).
  • Umpan balik UX cepat dari mandor kebun.
Fase 3: Full Go-Live Minggu 3+
Fokus: Pemutusan ketergantungan Excel.
  • Pencabutan total hak akses edit pada 9 Google Sheets lama.
  • Treasury hanya memproses pencairan berdasar kode QR / ID PR resmi sistem.
  • Dashboard manajemen eksekutif aktif memantau real-time burn rate.
  • Spreadsheet lama diarsipkan ke cold storage drive.
Indikator Keberhasilan (KPI) Kondisi Lama (AS-IS) Target Sistem Baru (TO-BE) Metode Pengukuran
Formula Rusak (#REF! / Sirkuler) Rutin terjadi di Col22 tiap ada baris baru 0 Error (100% Relational DB) Automated integrity audit log
Durasi Tutup Buku Bulanan 21โ€“28 hari kerja (rekonsiliasi 126 tab) ≤ 2 hari kerja Timestamp posting buku besar akhir bulan
Kasbon Gantung > 7 Hari Belasan kasbon aktif tanpa SPJ nota Rp 0 (100% Hard Block aktif) Sistem auto-lock pengajuan baru
Efisiensi Kas Benih Internal Kasbon kas keluar beli benih luar 100% Benih Gudang via MR Rp 0 Rasio MR benih internal vs PR beli benih
๐Ÿ›ก๏ธ
Protokol Kontinjensi (Rollback Plan)
Jika terjadi kendala server > 4 jam saat masa transisi Minggu 2, pengajuan operasional dapat menggunakan voucher darurat bertanda tangan basah Finance Manager, yang wajib di-backfill ke sistem Elevarm dalam 24 jam setelah server pulih.
โ–ถ

7. Lampiran Teknis: Data Viewer & Skema MikroORM (ELAPP-2702)

Lampiran teknis untuk tim Engineering dan Data Analytics Elevarm. Gunakan switcher di bawah ini untuk beralih antara Data Viewer (representasi tabel rekaman database langsung) dan TypeScript Entities (kode MikroORM backend).

Tabel:
๐Ÿ” JSON Record Inspector (Klik baris tabel di atas untuk memeriksa payload PostgreSQL):
id: -
// Klik baris di tabel untuk memuat record JSON lengkap...
Checklist Rencana Eksekusi Kode (ELAPP-2702):